Guide d'utilisation

Démarrage & connexion

• Connexion : email + mot de passe sur /login. Si la double authentification est activée sur votre compte, saisissez aussi le code à 6 chiffres.
• Mot de passe oublié : lien « Mot de passe oublié ? » → vous recevez un lien de réinitialisation valable 1 heure.
• Tableau de bord : à la connexion, le dashboard résume l'activité (sites, contrats, demandes en attente, échéances, KPI énergie et maintenance, alertes).
• Navigation : le menu du haut donne accès à tous les modules. Sur mobile, appuyez sur le bouton ☰ en haut pour ouvrir tous les modules. La cloche 🔔 (toujours visible, mobile inclus) affiche les alertes en cours.
• Notifications push (📲 Alertes → « Notifications push ») : recevez une notification directement sur votre téléphone/ordinateur. Par défaut, seules les urgences sont activées (signalement urgent, demande urgente, réglementaire échu, GTB hors seuil) ; une liste cochable permet de choisir précisément sur quoi vous êtes notifié. Activation par appareil (le bouton « Activer »), préférences communes à tous vos appareils. Sur iPhone : installez d'abord l'app sur l'écran d'accueil.

Sites & parc d'équipements

• Créer un site : menu Sites → « Créer un site ». Renseignez nom, adresse, nombre de lots, puissance, type d'énergie, classe DPE, département, commune (choisissez-la dans la liste — Normandie + grandes villes pré-enregistrées — pour le DJU automatique ; un code INSEE peut aussi être saisi) et surface chauffée.
• Fiche site : regroupe équipements, contrats, carnet, interventions et documents du site.
• Équipements : chaque équipement a une fiche (marque, modèle, n° de série, puissance, périodicité de maintenance) et un QR code imprimable pour le scan mobile.
• Carte du parc : importez le plan du bâtiment (image ≤ 3 Mo) puis positionnez les équipements dessus (coordonnées en %).
• Suppression : supprimer un site efface aussi ses équipements, interventions, carnet et relevés (confirmation demandée).

Interventions & planning

• Vue Kanban : menu Interventions — colonnes par statut (à faire, assignée, en cours, en attente, terminée). Glissez-déposez une carte pour changer son statut.
• Recherche : champ de recherche par objet, site, technicien ou équipement.
• Créer : « Nouvelle intervention » — site, objet, priorité, technicien, équipement.
• Plusieurs équipements identiques en une fois : sur le champ Équipement, cliquez « ＋ plusieurs équipements » et cochez-en autant que voulu (ex. 5 armoires électriques identiques). L'app crée une intervention par équipement, toutes pré-remplies pareil (objet, gamme, technicien, date) — chaque équipement garde ainsi son propre compte rendu et son historique.
• Dupliquer une intervention : depuis la fiche d'une intervention, choisissez un équipement cible dans « ↪ Dupliquer vers… » puis « 📋 Copier » — la gamme/checklist et les infos sont recopiées sur le nouvel équipement (statut remis à « à faire »).
• Clôture : passer une intervention à « terminée » génère automatiquement une entrée de carnet et horodate la clôture (KPI délai de résolution).
• Planning : menu Planning — vue calendrier mensuelle, filtrable par site et par type (préventif / correctif / astreinte).
• Absences / congés : sur la fiche d'un technicien (Config → Techniciens → ✏️), enregistrez ses congés, arrêts et formations. Quand vous affectez une tâche planifiée à un technicien pendant une de ses absences, le planning affiche un avertissement.
• Abonnement calendrier (iCal) : chaque technicien peut recevoir un lien d'abonnement (fiche technicien → « Activer l'abonnement ») à coller dans Google Agenda / Apple Calendrier / Outlook. Sa tournée et ses absences s'y synchronisent automatiquement, sans créer de compte. Le lien se régénère ou se désactive à tout moment.
• Gammes (checklists de maintenance) : menu Gammes — chaque gamme = une checklist réutilisable rattachée à un type d'équipement (mot-clé). Elle est appliquée automatiquement aux interventions préventives générées. Une bibliothèque prête à l'emploi couvrant tous les corps de métier (chauffage, ventilation, plomberie, électricité — dont vérification des armoires électriques / TGBT, ascenseur, sécurité incendie/SSI, contrôle d'accès, toiture-étanchéité, espaces verts, GTB) s'installe en 1 clic — groupée par métier, puis personnalisable. Import/export CSV des gammes possible (Compte → Import / Export → Gammes).
• Mesures à relever par gamme : chaque gamme définit ses points de mesure attendus (ex. électricité : tension/intensité/serrage/isolement ; chauffage : CO₂/O₂/CO/pression). Ils sont affichés sur la fiche de la gamme, éditables (Gammes → ✏️), et pré-remplissent l'étape « Mesures » du compte rendu (au mobile comme au bureau) quand la gamme est appliquée — le technicien n'a plus qu'à saisir les valeurs.

Application mobile technicien

Accessible sur /m depuis un smartphone (installable en PWA).

• Mes interventions : la tournée du jour, avec bouton GPS « Y aller » et appel direct du syndic.
• Scan QR : scannez le QR d'un équipement pour ouvrir sa fiche.
• Compte rendu : mesures (liste de points éditable — les mesures attendues de la gamme sont pré-remplies, vous saisissez les valeurs et pouvez ajouter/retirer un point), pièces utilisées (quantité ajustable, décomptée du stock), photos avant/après, checklist (points de la gamme cochables + ajout d'un point à la volée sur le terrain), signature client tactile.
• Dictée vocale : les champs de description ont un bouton micro 🎙️ — enregistrez votre observation, elle est transcrite en texte automatiquement (fonctionne sur iPhone et Android). Sur ordinateur, le bouton ⚙️ permet de choisir le micro (utile pour éviter que le Mac prenne le micro de l'iPhone). Nécessite la clé Gemini configurée par l'administrateur.
• Stock mobile : consultez et décomptez les pièces sur le terrain.
• Hors-ligne (sous-sol / chaufferie) : chargez votre tournée avant de descendre — les fiches restent consultables sans réseau. Un compte rendu validé sans connexion est enregistré et envoyé automatiquement dès la reconnexion (un bandeau indique les CR en attente). Rien n'est perdu.

Demandes & portail syndic

• Demandes : menu Demandes — tickets internes et tickets reçus du portail syndic, filtrables par statut et recherche.
• Portail syndic : chaque syndic dispose d'un lien à jeton (sans compte) pour déposer une demande d'intervention. Anti-spam intégré. Le lien + QR code se gèrent dans Config → Syndics.
• Portail occupant : chaque site peut avoir un lien public (fiche site → « Activer le portail occupant », avec QR à afficher dans le hall). Les résidents voient l'état des équipements et signalent un problème. Doublons regroupés finement (même catégorie et description proche). À suivre dans Terrain → Signalements (statut, message de suivi, historique). Quand un signalement est résolu, l'occupant ayant laissé son e-mail est notifié automatiquement.
• Qui est prévenu & orientation (fiche site → « Destinataires & orientation des signalements ») : à chaque signalement, le syndic, le conseil syndical et vous êtes informés par e-mail (+ cloche). Vous définissez, par immeuble et par catégorie, le prestataire compétent (ascensoriste, plombier…) et s'il est contacté automatiquement ou après validation. Chaque signalement porte un journal horodaté (signalé → parties prévenues → prestataire contacté → résolu).
• Une seule boîte, 3 sources : occupant, conseil syndical et syndic remontent tous vers Signalements & demandes. Chacun choisit un corps de métier (référentiel unique ; l'occupant a une liste simplifiée grand public), un niveau d'urgence et peut joindre une photo. La boîte back-office offre filtres (source, corps de métier, statut, urgence, immeuble) + recherche, un tri par urgence (critiques en tête), la recatégorisation, et la conversion en intervention pré-remplie en un clic. L'occupant qui laisse son e-mail reçoit un accusé de réception puis une notification à la résolution.
• Portail syndic — signalements : le syndic retrouve tous les signalements de ses immeubles (Portail → Signalements), avec l'historique, et déclenche le prestataire (mode « après validation ») en un clic + clôture.
• Portail conseil syndical : un lien/QR dédié par immeuble (fiche site → « Destinataires & orientation »). Le conseil consulte l'historique et le rapport de maintenance, signale un problème et peut aussi contacter les prestataires — périmètre limité à sa copropriété.
• Conversion : un ticket se transforme en intervention pré-remplie (site, objet, priorité, description) en un clic.

Carnet de chaufferie

• Registre chronologique des interventions par site (préventif, correctif, contrôles réglementaires), alimenté automatiquement à la clôture des interventions.
• Export imprimable (PDF via le navigateur) pour transmission au syndic ou en assemblée générale.

Énergie & performance

• Relevés : menu Énergie → « Nouveau relevé » (index, consommation kWh, coût €, et DJU de la période si connu).
• Relevés automatiques par la GTB : sur la fiche équipement (section Supervision GTB), cochez « Compteur d'énergie » sur le point qui porte l'index kWh cumulé. La plateforme crée alors un relevé par mois automatiquement (consommation = delta d'index, DJU auto) — badge 📡 GTB dans la liste. Le bouton « Relever via GTB » de la page Énergie force un relevé immédiat. Le coût (€) reste à compléter à la main si souhaité (✏️).
• DJU automatique : renseignez le code INSEE de la commune sur la fiche site — c'est tout. La plateforme géocode la commune et calcule le DJU chauffage de la période via Open-Meteo (gratuit, sans clé) à chaque relevé. Il alimente la signature énergétique. Diagnostic : Compte → Diagnostic DJU.
• Comparaison N / N-1 : évolution de la consommation à période équivalente (pas de biais de début d'année).
• Signature énergétique (kWh/DJU) : quand les degrés-jours sont renseignés sur les deux périodes, la plateforme affiche la performance corrigée du climat — la vraie efficacité, hors effet météo.
• Alertes de dérive : une hausse anormale de consommation par rapport à la même période l'an dernier déclenche une alerte.
• Dashboard : KPI coût moyen €/kWh, coût par lot, consommation par lot.

Réglementaire & F-Gas

• Contrôles réglementaires : menu Réglementaire — échéancier des contrôles (gaz, eau, BACS…) avec statut à jour / échu et alertes.
• Modèles réglementaires prêts à l'emploi : chaufferie gaz/fioul/biomasse/ESP, électricité, ascenseur (entretien 6 semaines + contrôle quinquennal), légionelle (analyse ECS), sécurité incendie complète (SSI, BAES, RIA, portes coupe-feu, extincteurs annuel + décennal), portes/portails automatiques, amiante (DTA). Un clic crée toutes les échéances du modèle sur un site.
• Registre F-Gas : suivi des mouvements de fluides frigorigènes, équivalent CO₂, et génération du CERFA 15497 (déclaration annuelle). La périodicité du contrôle d'étanchéité est calculée automatiquement selon la charge (tCO₂eq) — colonne dédiée sur le CERFA.

Devis, factures, contrats

• Devis : création, statuts (brouillon → envoyé → signé), envoi par e-mail, impression PDF.
• Factures : menu Gestion → Factures. Créez une facture en un clic depuis un devis signé (client, lignes et totaux recopiés) ou manuellement. Suivi des statuts émise / payée / annulée, KPI « en attente de paiement » et « encaissé », impression A4 avec mentions légales (pénalités de retard, indemnité de recouvrement).
• Mentions légales de l'émetteur (obligatoire) : renseignez une fois vos coordonnées légales dans Compte → Entreprise (forme juridique, adresse, SIRET, code APE, n° TVA intracommunautaire). Elles s'impriment automatiquement sur vos devis et factures. Si le n° de TVA est laissé vide, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (franchise en base) est ajoutée.
• Contrats : P2/P3, tarifs annuels, nombre de visites contractuelles, échéances (alertes à 60 jours). Le taux de service du dashboard compare visites réalisées et visites prévues.
• Coûts & TCO : menu Coûts — coûts de maintenance par catégorie et par équipement, TCO cumulé, top des équipements les plus coûteux (dans Analytics).

Supervision GTB

• Menu GTB — points supervisés (oBIX/Niagara réel ou simulé), regroupés par zone, avec seuils min/max et alerte hors seuil.
• Chaque point affiche une mini-tendance (sparkline) issue de l'historique des relevés.
• Les points se configurent depuis la fiche d'un équipement (section « Supervision GTB »).

Rapports & analytics

• Rapport d'assemblée générale : depuis une fiche site, synthèse annuelle sur données réelles (consommation N/N-1, provision P3, équipements remplacés, conformité, MaPrimeRénov'). Version imprimable.
• Analytics : coûts par mois/catégorie, interventions par statut, supervision multi-site, top équipements coûteux, KPI de performance maintenance (MTBF, MTTR, disponibilité, part préventif, délai de résolution).
• Rapports automatiques : digest d'alertes quotidien et rapport hebdomadaire par email (si l'ordonnanceur est activé).

Administration & équipe

• Équipe : menu Compte — invitez des membres (un mot de passe temporaire aléatoire leur est envoyé), attribuez un rôle (admin / membre / lecture) et restreignez, si besoin, l'accès à certains sites.
• Rôles personnalisés : droits fins (écriture + sections accessibles).
• Configuration : techniciens, fournisseurs, référentiels, gammes, catalogue, jetons API, webhooks, journal d'audit, archives, syndics.
• Journal d'audit : traçabilité des actions sensibles (rôles, utilisateurs, jetons, suppressions), paginé.

Sécurité (2FA, mots de passe)

• Double authentification (2FA) : Compte → Sécurité → « Activer la 2FA ». Scannez le QR dans une application d'authentification (Google Authenticator, Authy…), confirmez avec un code, puis conservez les 8 codes de secours (affichés une seule fois). La désactivation exige le mot de passe.
• Mot de passe : minimum 8 caractères, avec au moins une lettre et un chiffre. Modifiable depuis Compte → Sécurité.
• Sessions : une session expire au plus tard après 12 h ; un changement de rôle est appliqué à l'expiration.

Import / export de données

• Import CSV : Compte → Import / Export — import en lot de stock, équipements, coûts, énergie, réglementaire, techniciens, fournisseurs, planning, fluides. L'import est atomique (tout ou rien).
• Export : export CSV par entité, et sauvegarde technique de la base.
• Export complet (RGPD) : Import / Export → « Exporter toutes les données » : un seul fichier JSON avec l'intégralité des données du compte (portabilité RGPD, migration). Réservé aux admins ; secrets exclus.
• Astuce colonnes : la première ligne du CSV doit contenir les noms de colonnes (ex. nom, conso, coutEur, dju, date pour l'énergie).